Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng hàng là gì

Tiêu chuẩn 5S là gì? Quy định thực hiện 5S ra sau? Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Tất tần tật các thông tin về phương pháp thực hiện 5S trong quản lý kho, sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa áp dụng, hãy cân nhắc lên kế hoạch thực hiện 5S tại công ty để nâng cao tính chuyên nghiệp cho nơi làm việc, sản xuất!

>>> Các mẫu giá sắt để hàng  đang được các kho hàng sử dụng rộng rãi tại Ngọc Tín

Tiêu chuẩn 5S là gì? Nguồn gốc thuyết 5S?

5S có một xuất xứ thú vị. Không phải ra đời từ một tổ chức Âu Mỹ nào đó, tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, một quốc gia Châu Á đề cao tính kỷ luật.

Nơi áp dụng đầu tiên chính là hãng Toyota, sau đó phát triển nhanh chóng tại các tổ chức công ty ở Nhật Bản, từ đó xuất hiện bảng tiêu chuẩn kho hàng 5S của Honda, 5S trong y tế, rồi nhân rộng ra toàn thế giới.

Ban đầu, tiêu chuẩn 5S có thiên hướng về lĩnh vực kỹ thuật – máy móc, biểu trưng cho một hệ thống công nghiệp chính xác, chặt chẽ.

Nhưng càng về sau, khi mà phương pháp 5S trong quản lý chất lượng càng được chứng thực rõ rệt, những lợi ích của 5S trong bệnh viện tránh những sai sót đáng tiết thì những quy định thực hiện 5S càng trở nên phổ biến, những tiêu chí chấm điểm 5S văn phòng, tiêu chí đánh giá tiêu chuẩn 5S, hướng dẫn đánh giá 5S hay form báo cáo 5S đều được chú trọng rất cao.

Vậy tiêu chuẩn 5s là gì? Hay Kaizen 5S là gì mà có thể mang lại nhiều điều kỳ diệu như vậy? Giải thích ngắn gọn, tiêu chuẩn 5S hay Kaizen 5S là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc, nhằm mục đích cải tiến năng suất, chất lượng công việc. Trong đó, 5S là 5 từ viết tắt của Nhật Bản, cụ thể:

1. Seiri (整理) – Sàng lọc

2. Seiton (整頓) –  Sắp xếp

3. Seiso (清掃) –  Sạch sẽ

4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc

5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Nếu dịch ra tiếng Anh thì 5S này sẽ là “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”.

Về sau, quy trinh 5S trong quản lý kho được nhiều nơi phát triển lên thành 6S, bổ sung thêm Safety (nghĩa là An toàn). Nhưng nếu 5S được thực hiện triệt để thì cũng đã bao gồm luôn sự An Toàn, nên hiện nay tiêu chuẩn 5S vẫn được áp dụng hơn cả.

Mục đích của tiêu chuẩn 5S quản lý kho kho hàng

Mục đích của tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng là nhằm xác định được những bất thường giúp xác định được mọi vấn đề rõ ràng hơn. quản lý kho hàng theo 5s có thể loại bỏ tối đa các vấn đề phát sinh và giảm được công sức, quản lý 5s cho kho hàng giúp quản lý hệ thống tốt hơn.

Tiêu chuẩn theo 5s này cũng được tối ưu và tạo môi trường thuận lợi trong công việc. Đây là một trong những nền tảng quản lý tốt nhất cho các kho hàng hiện nay.

>>> Tìm hiểu ngay các kệ sắt đa năng được ứng dụng trong mô hình 5s tại đây

Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng & Ý nghĩa của 5S

SERI (Sàng lọc)

Đây là yêu cầu đầu tiên của Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng. Bất kỳ hàng hóa nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng, đưa vào các khu vực hợp lý.

Đồng thời, loại bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng,… không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Áp dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận, thực hiện dứt khoát, nên có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp.

Bạn có thể tổ chức cuộc họp, kêu gọi mọi người đóng góp những khẩu hiệu 5S hay trong công ty. Đề cao mục đích của 5S, nguyên tắc 5S trong văn phòng và kể cả tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, để tất cả mọi người cùng thống nhất, hiểu rõ các bước thực hiện 5S.

Bạn có nghe tới “Lối sống tối giản” của người Nhật? Cách thực hiện 5S trong sản xuất cũng là biểu hiện rõ về việc tinh giản không gian làm việc, loại bỏ những thao tác thừa của công nhân, cũng như chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết trong sản xuất.

Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp cho các “S” còn lại được tiến hành dễ dàng hơn. Giải quyết được những khó khăn khi áp dụng 5S từ bước đầu tiên.

Việc sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ. Tần suất gợi ý nên là 1-3 tháng/lần tùy kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng.

SEITON (Sắp xếp)

Hướng dẫn sắp xếp trong 5s là gi. Là thực hiện 5 S trong “S” thứ 2 chỉ rõ các tiêu chí: Dễ Tìm – Dễ Thấy – Dễ Lấy – Dễ Kiểm Tra – Dễ Trả Lại. Điều này áp dụng cho mọi thứ xuất hiện trong kho, từ sản phẩm hàng hóa cho tới dụng cụ hoạt động.

Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của nó, hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Ví dụ như: Hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên. Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ ưu tiên để phía ngoài để xuất trước

Trong kho hàng, nên bố trí thêm các bảng tiêu chuẩn 5S chỉ dẫn, mẫu kế hoạch thực hiện 5S đánh dấu khu vực, dán nhãn sản phẩm để Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng được thực hiện triệt để.

>>> Nếu bạn đang là chủ kho hàng quần áo, bạn có thể tham khảo bài viết Cách sắp xếp kho hàng quần áo thông minh

SEISO (Sạch sẽ)

Tiêu chí Sạch Sẽ trong tiêu chuẩn 5S, đề cao tầm quan trọng của vấn đề vệ sinh không gian làm việc. Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm, mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động.

Đặc biệt, đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.

Do đó, áp dụng hệ thống 5S trong quản lý nhà xưởng, thủ kho cần lên kế hoạch tổng quét dọn kho hàng định kỳ (bao gồm vệ sinh trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên kho tuân thủ.

Đồng thời, khi triển khai 5S trong sản xuất, cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị,…để tăng tuổi thọ của chúng và năng suất làm việc.

Kho hàng sạch sẽ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tăng thêm một điểm cộng trong mắt đối tác và khách hàng. Điều này thật tuyệt vời!

SEIKETSU (Săn sóc)

SEIKETSU – Săn Sóc đóng vai trò rất quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S, đấy là việc đảm bảo duy trì mức độ hiệu quả của 3S vừa nêu trên. Nói cách khác, đây là bước chuẩn hóa và giám sát 3S còn lại.

Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng.

Đồng thời, cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.

Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển.

SHITSUKE (Sẵn sàng)

Nếu các quy định được đưa ra mà bản thân nhân viên làm theo một cách đối phó, không có tinh thần hưởng ứng nghiêm túc, sẽ chỉ mang đến hiệu quả nhất thời, không có tính bền vững, ổn định.

Yếu tố cuối cùng của hệ thống 5s trong quản lý nhà xưởng – SHITSUKE – đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm.

Chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình”, “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”, “vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,….để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.  

Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S sẽ mang đến những thay đổi kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn.

Nhược điểm của mô hình 5S là tốn thời gian ngay từ bước đầu tiên. Vì cơ sở để thực hiện 5S tại nơi làm việc buộc nhân viên phải thay đổi thói quen thao tác trong công việc của mình. 

Nhưng khi đã hiểu rõ lợi ích của việc áp dụng 5s, sẽ tạo nên một dây chuyền, mà ở đó các yếu tố “S” tác động lẫn nhau tạo thành một chu trình tròn vẹn.

Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5S

Quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn 5s được áp dụng tại Nhật bản khá phổ biến để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc một cách tốt nhất. Ở bất kỳ đâu nhằm mục đích tinh thần tự giác của người thực hiện. Họ luôn tạo cho công nhân sự cảm giác gắn bó và có tinh thần trách nhiệm với công việc của mình và điều này đã được áp dụng ở nhiều nước khác nhau trên toàn thế giới hiện nay tại Việt Nam cũng có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý này để cải tiến hiệu quả cũng như năng xuất của công việc một cách tốt nhất. 

Làm thế nào để thực hiện tiêu chuẩn 5S thành công

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ nhân viên

Việc đầu tiên để mô hình 5s được thành công đó là được sự ủng hộ của và hiểu biết của tất cả các lãnh đạo trong các khâu thực hiện công tác và chỉ đạo thược hiên.

Bắt đầu bằng đào tạo những nhân viên mới

Phải làm sao để cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5s trong quản lý kho hàng. ĐÓ chính là cung cấp những cách thực hiện nhẹ nhàng đơn giản và nhanh gọn. Khi họ đã thực hiện và cảm thấy nó rất thuận lợi thì tất cả mọi người sẽ tham gia và mô hình này.

Mọi người tự nguyện tham gia quản lý mô hình 5s

Để thực hiện mô hình 5s này thành công thì phải được sự ủng hộ tất cả mọi người. Khi đó mới phát huy hết khả năng trong công tác vận hành. Nếu như không có sự tự nguyện thì mọi việc sẽ trở nên khó khăn và sẽ thất bại trong việc quản lý.

Lặp lại với nhiều tiêu chuẩn cao hơn

Khi tiêu chuẩn mô hình 5s đã thực hiện thành công thì việc nâng cao những kỹ thuật cũng như công việc để cho tất cả nhân viên không ngừng nỗ lực và phấn đấu để thay đổi bản thân.

>>> Nếu bạn muốn tìm những thông tin chi tiết nhất về kệ hàng công nghiệp hãy click ngay tại đây để xem nhé

Những lợi ích của phương pháp 5S khi áp dụng

Xây dựng một kho hàng đạt tiêu chuẩn

Xây dựng một kho hàng với một không gian sạch sẽ gọn gàng ngăn nắp là điều mà tất cả các công ty doanh nghiệp đều mong muốn, để tạo ra những thiên cảm của khách hàng khi đến với doanh nghiệp, từ đó xây dựng được hình ảnh tốt đẹp hơn trong mặt của khách hàng và nâng cao được sự chuyên nghiệp hơn trên thị trường và các đối thủ cạnh tranh từ đó mang được những đơn hàng giá trị về cho công ty.

Năng suất trong kho hàng

Khi sắp xếp quản lý theo mô hình 5s nhân viên không phải gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những sản phẩm. Thay vào đó họ sẽ làm việc với một tâm lý vô cùng nhẹ nhàng vào thoải mái chính vì thế công việc sẽ được trơn tru và những thao tác sẽ nhanh gọn hơn điều này giúp tăng cao hiệu quả của công việc còn một điều này chính là nhân viên làm việc theo mô hình 5s sẽ thành thói quen và tạo cho nhân viên có tính kỷ luật cao và ý thức trong công việc hơn

Không gian kho trở nên gọn gàng sạch sẽ

Áp dụng theo quản lý mô hình 5s có thể tạo ra một  không gian rộng rãi, thoáng mát, khoa học và sạch sẽ hơn. Việc kiểm soát hàng hóa gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm sản phẩm tạo nên một mô hình làm việc có hiệu quả cao hơn và chất lượng hàng hóa được đảm bảo tốt hơn. Không gian kho hàng gọn gàng sạch sẽ chính là yếu tố đánh giá một kho hàng và làm việc chuyên của công ty.

>>> Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu kệ sắt siêu thị của chúng tôi nếu bạn đang có nhu cầu mở thêm cửa hàng hoặc showroom cho việc kinh doanh mùa mình.

Cách sắp xếp kho theo 5S đã tạo ra một môi trường kinh doanh chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Nếu quý khách chưa hiểu được hết về mô hình Tiêu chuẩn 5s quản lý kho hàng này hãy liên hệ ngay với kệ sắt Ngọc Tín để được tư vấn, lựa chọn kệ đựng hàng phù hợp với mô hình 5s này nhất nhé nhất.

Trong việc quản lý kho hàng, người điều hành phải biết cách sắp xếp hàng hoá sao cho đúng tiêu chuẩn để hàng ko gây sập đổ, cùng tham khảo các quy định chiều cao chất hàng hoá trong kho tại đây để đảm bảo hàng hoá và người.

Tin tức liên quan

Kệ sắt chất lượng quận 8

Kệ sắt siêu bền Tân Bình

Kệ sắt giá rẻ quận 11