Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn xác cho doanh nghiệp

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho được diễn ra như thế nào và đâu là quy trình phương pháp kiểm kê hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả nhất. Nếu các bạn đang đi tìm những vấn đề liên quan trong quy trình kiểm kê hàng hóa cho doanh nghiệp thì hãy cùng kệ sắt Ngọc Tín đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì

Quy trình kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm tra đánh giá so sánh giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số lượng hàng hóa được ghi trên sổ sách. Mục đích của hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các chiến lược phát triển.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi tiến hành một quy trình kiểm kê hàng tồn kho doanh nghiệp cần lập một bảng kế hoạch chuẩn bị hoàn chỉnh để đảm bảo việc kiểm tra hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác nhất. 

Dưới đây là 7 bước trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

• Bước 1: Dựa vào các số liệu từ phần mềm và những báo cáo về tình trạng hàng tồn kho để xây dựng một bảng kế hoạch đầy đủ và chi tiết nhất.
• Bước 2: Kiểm kê hàng hóa ngay tại kho và ghi chú đầy đủ số lượng vào bảng thông tin. Quá trình kiểm kho nên thực hiện nhiều người để cùng kiểm hàng song song và cập nhật số liệu để đối chiếu khi hoàn thành.
• Bước 3: Sau khi kiểm kê cần so sánh kết quả giữa hai bảng kiểm kê. Nếu có sự chênh lệch thì người phụ trách cần kiểm kê lại để có số liệu kết quả đúng nhất
• Bước 4: Kiểm tra và chốt số lượng hóa tồn kho và thực tế. Nếu có sự chênh lệch cần có giải trình chi tiết.
• Bước 5: Sau khi đã giải trình xong cần báo cáo lại sự chênh lệch số liệu thực tế
• Bước 6: Hoàn thành và tiến hành kiểm kê hàng hóa yêu cầu các bên liên quan xác nhận.
• Bước 7: Sau khi hoàn thành tất cả nhưng nếu có trường hợp sai sót thì cần báo ngay cho các quản lý tìm hiểu nguyên nhân và cách xử lý kịp thời.

Các Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiện nay

Việc đề ra những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là việc mà các doanh nghiệp hay làm và đang thực hiện. Có 2 phương pháp thường sử dụng như:

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Tùy các loại hàng hóa, số lượng mà doanh nghiệp có thể kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần. Nên áp dụng đối với các doanh nghiệp có sản phẩm mang giá trị cao như sản xuất thiết bị, máy móc, xây dựng,....

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên công việc kiểm tra này cần tốn nhiều chi phí và thời gian cho bộ phận kiểm tra.\

Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ của doanh nghiệp

Kiểm tra theo định kỳ có thể diễn ra theo hàng tháng, theo các quý hoặc chu kỳ mà tự doanh nghiệp kinh doanh đề ra. Phương pháp này hiện nay được áp dụng nhiều trên thị trường, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm lớn, đa dạng mẫu mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán so với các hình thức kiểm kho thường xuyên, nhưng nhược điểm của loại phương pháp này là tương đối khó phát hiện sai sót trong hàng hóa vì thời gian kiểm tra mỗi đợt xa nhau.

Nếu đang có nhu cầu mua kệ kho gia đình thì hãy liên hệ Ngọc Tín nha

Những sai lầm dễ gặp trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm tra hàng hóa thì các doanh nghiệp thường mắc các sai lầm dễ gặp như sau:

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước

Nhiều doanh nghiệp không sắp xếp được không gian lưu trữ tốt nhất để thực hiện nhập đơn hàng mới, từ đó dẫn tới việc mất thời gian xếp dỡ hàng hóa. Cho nên, trước khi kiểm kê hàng hóa cần kiểm tra lại kho hàng và các sản phẩm có sắp xếp đúng chưa để tiện cho việc kiểm kê.

Thiếu nhân sự

Một trong những điểm cần chú ý là việc thiếu nhân sự kiểm kê tại các doanh nghiệp. Nếu công ty không đủ nhân sự thì nên thuê các dịch vụ bên ngoài. Việc thuê ngoài sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian người quản lý chỉ cần giám sát các nhân viên đảm bảo theo quy trình vận hành.

Xác minh không có ngay từ đầu

Việc giám sát quy trình kiểm kê hàng tồn kho ngay từ đầu giúp quản lý nắm bắt được các lỗi từ đó có biện pháp phòng ngừa và giúp bạn tiết kiệm được thời gian và hạn chế sự thất thoát. 

Không giải quyết lỗi kiểm kê đúng thời điểm

Khi thực hiện kiểm kê, nếu có lỗi xảy ra từ người kiểm kê hay sản phẩm thì cần giải quyết kịp thời ngay kể cả những lỗi nhỏ cũng phải tối ưu. Điều này cũng ảnh hưởng đến quy trình chung của việc kiểm kê.

Chưa có kế hoạch giải quyết mặt hàng tồn kho

Đây cũng là một sai lầm hay gặp phải trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Các mặt hàng tồn kho có sẵn cần được di chuyển và tiêu hủy để tạo chỗ trống để nhập hàng mới về kho.

Hy vọng những thông tin trong bài viết của kệ sắt Ngọc Tín đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm kê hàng tồn kho từ đó có thể áp dụng vào quá trình hàng hóa của doanh nghiệp để hạn chế tối đa việc thất thoát hàng hóa.

Tham khảo thêm về các kệ kho

Nếu kho hàng đang cần kệ chứa hàng công nghiệp thì đây chắc chắn là sự lựa chọn hoàn hảo đối với kho.