Quản lý kho hàng trong logistics đạt hiệu quả cao

Quản lý kho hàng trong logistics được xem xét là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả. Với sự tiến bộ của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng trở thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Hãy cùng kệ sắt Ngọc Tín tìm hiểu cách quản trị kho hàng trong lĩnh vực logistics trong bài viết dưới đây.

Quản lý kho hàng logistics là gì?

Trong lĩnh vực logistics hiện tại, quản lý kho hàng mang tính chất rất quan trọng trong chuỗi cung ứng. Đảm bảo việc quản lý và kiểm soát các sản phẩm một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Quản lý kho hàng trong logistics là việc quản lý các quá trình lưu trữ, vận chuyển và phân phối sản phẩm một cách tốt nhất, đảm bảo vai trò được vai trò và hiệu quả cho đến lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng trong việc quản lý kho hàng trong logistics

Để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên vững chắc hơn thì việc quản trị kho hàng logistic là một mắt xích vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi triển khai quản trị một cách hiệu quả thì doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích sau:

• Tối ưu hóa được quy trình quản lý kho logistics sẽ giảm được chi phí trong quá trình vận chuyển hàng từ kho đến điểm đến.
• Quản lý được chi phí nguyên vật liệu sau khi nhập vào hợp lý: Quản trị được kho hàng cũng giúp doanh nghiệp tối ưu được các chi phí liên quan đến nguyên liệu đầu vào, đảm bảo chi phí sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nhất.
• Đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng được liên tục tránh gây mất thời gian và chi phí sản xuất.
• Tối ưu được tổn thất của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu kho. Giúp doanh nghiệp tránh mất mát các chi phí và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Nâng cao được chất lượng hàng hóa và lưu trữ hàng hóa trong kho, giúp đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng một cách tốt nhất và tăng tính thiện cảm với nhãn hàng.

Quy trình quản lý kho hàng logistics cơ bản

Quy trình quản lý kho hàng logistics là hệ thống thiết kế quản lý, vận hành, và kiểm soát các hoạt động xuất nhập khẩu trong một kho hàng. Các quy trình như: nhập kho, kiểm soát hàng tồn kho,... sẽ được trình bày chi tiết dưới đây.

Lập kế hoạch nhập kho

Để có một quy trình nhập kho chuẩn việc đầu tiên cần đảm bảo tiếp nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Phải tuân thủ đúng quy trình không sẽ dẫn đến những hậu quả như:

• Mặt hàng không đảm bảo chất lượng sẽ gây ra tình trạng hàng đầy kho, gây khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm mới.
• Sản phẩm không đúng hoặc không đủ sẽ khiến người quản lý kho gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khoảng trống để lưu trữ sản phẩm hoặc phải thay đổi kế hoạch lưu kho để đảm bảo số lượng thực tế.
• Việc nhập hàng không đúng thời điểm và không có người kiểm soát cũng như không gian lưu trữ phù hợp, sản phẩm sẽ không được bảo quản đúng cách, dễ dẫn đến hư hỏng, làm ảnh hưởng đến quá trình thu mua và tiến độ cung cấp hàng hóa.

Kiểm soát hàng tồn kho

Việc kiểm kê hàng hóa tồn kho để đảm bảo tính trung thực, minh bạch, và chính xác trong quá trình quản lý kho hàng trong logistics. Việc này cần thực hiện hàng ngày, tránh tính trạng hàng hóa không được đảm bảo. Việc không kiểm tra hoặc trì hoãn thì dẫn đến ảnh hưởng quy trình vận hành kho. 

Xử lý hàng hóa hư hỏng và quản lý chất lượng hàng hóa

Việc quản lý hàng hóa là một công việc vô cùng quan trọng giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển và cung ứng. Người kiểm tra hàng hóa phải thật sự cẩn thận và tỉ mĩ, sắp xếp hàng hóa khoa học hợp lý tránh tình trạng hàng hóa bị hư hỏng gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Hàng hóa sắp xếp không đúng theo thứ tự hoặc xếp chồng lên nhau, thì việc kiểm kê hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn và mất thời gian. Gây ảnh hưởng cũng như uy tín của doanh nghiệp.

Trường hợp không may có hàng hóa bị hư hỏng, quản lý kho cần xử lý ngay lập tức. Mức độ hư hỏng bao nhiêu, phải tiến hành xử lý tùy theo trường hợp là loại bỏ hoặc tái sử dụng. Nếu không xử lý đúng cách thì chất lượng hàng hóa sẽ bị ảnh hưởng nặng, tệ hơn là sản phẩm đó bị hủy bỏ.

Lập kế hoạch xuất kho

Để đảm bảo hàng hóa xuất kho đúng thời hạn thì người quản lý cần kiểm kê hàng hóa đóng gói đúng tiêu chí hay chưa còn sai sót chỗ nào không để kịp thời xử lý. Các dữ liệu của hàng hóa thiếu sẽ được cung cấp đúng thời điểm để việc cân đối hàng hóa xuất và nhập cùng khớp số liệu với nhau. 

Báo cáo thống kê định kỳ

Để chất lượng quản lý kho hàng trong logistics được đảm bảo, người quản lý cần trình bày các báo cáo cho từng nhiệm vụ hay tiêu chí là cần thiết. Các số liệu cần báo cáo như: số kho, báo cáo kho từng chi nhánh, các biến động xuất nhập kho, kiểm hàng.

Việc báo cáo phải thường xuyên 1 lần/ tuần để kịp thời xử lý các vấn đề biến động để đảm bảo các dữ liệu chính xác trong quá trình thiết lập báo cáo. 

Quản lý kho hàng logistics cần những gì

Để đạt hiệu quả tối đa trong quản lý kho hàng logistics cần áp dụng các phương pháp quản lý cũng như các cập nhật xu hướng công nghệ mới. Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả.

Quản lý trong kho dựa trên hệ thống FIFO, LIFO và FEFO

Đối với các doanh nghiệp việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả sẽ đem đến sự thành công cho công ty. 3 hệ thống xử lý hàng trong kho mà nhiều doanh nghiệp sử dụng là:

• Phương pháp quản lý kho FIFO: Dùng để kiểm tra các mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn như bánh kẹo, thực phẩm, mỹ phẩm, đồ công nghệ,... để đảm bảo tiêu thụ và sử dụng đúng thời hạn.
• Phương pháp quản lý LIFO: Áp dụng cho các vật liệu sử dụng lâu dài như vật liệu xây dựng. 
• Phương pháp FEFO: Dùng để xuất các mặt hàng sắp hết hạn để doanh nghiệp giảm tồn kho cho các sản phẩm đã hết hạn mà chưa được xuất ra, đảm bảo sản phẩm có chất lượng cao khi đến tay người tiêu dùng.

Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý thông tin kho

Việc dán các mã vạch lên sản phẩm là điều bắt buộc. Doanh nghiệp có thể dùng mã vạch hoặc mã SKU để tạo ra các thông tin về sản phẩm. Các thông tin này sẽ được đảm bảo và duy trì trong quá trình quản lý logistics về sau. 

Cải tiến phương thức lấy hàng

Doanh nghiệp cần áp dụng phương thức lấy hàng phù hợp dựa vào tình hình quy mô kho hàng nhỏ hay lớn . Kho hàng nhỏ thì tiến hành áp dụng phương thức lấy hàng theo đơn. Kho hàng lớn thì áp dụng phương pháp lấy hàng theo cụm.

Ứng dụng công nghệ tiên tiến

Với việc hàng hóa đa dạng mẫu mã ngày càng nhiều thì việc áp dụng các phần mềm xuất nhập kho đơn giản là điều cần thiết. Các phần mềm này sẽ hỗ trợ tự động 100% để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác quản lý kho hàng trong logistics.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về quản lý kho hàng trong logistics giúp doanh nghiệp có thể vận hành tốt trong quá trình xử lý hàng hóa. Kệ sắt Ngọc Tín cũng đã chia sẻ những thông tin hữu ích về việc hành sao cho hợp lý và cân bằng nhất.