Cách sắp xếp hồ sơ cho văn phòng NGĂN NẮP dễ tìm

Quy trình để sắp xếp tài liệu lên một kệ lưu trữ hồ sơ rất quan trọng, bởi nếu không làm theo đúng trình tự sẽ không thể sử dụng hoàn toàn 100% công dụng của kệ mang lại, cũng như sẽ làm giảm đi những ưu điểm vốn có của kệ và làm giảm tuổi thọ của kệ. Vậy nên cần phải có một quy trình sắp xếp tài liệu phù hợp, hãy để Kệ sắt Ngọc Tín hướng dẫn tới mọi người cách sắp xếp hồ sơ ngăn nắp ngay sau đây.

1. Lập danh sách các tài liệu cần lưu trữ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của một đơn vị, đây là bước quan trong các cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ dễ dàng và nhanh chóng.

Trước tiên tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết về số giấy tờ cần xếp. Nên đưa vào máy vi tính để tạo cây thư mục. Ví dụ như thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục đã lập trên máy vi tính.

Tiếp theo, danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi cho danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc nào chúng ta cần xem xét lại, chúng ta vẫn biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

Yêu cầu cho mỗi hồ sơ được lập:

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành để sắp xếp hồ sơ hiệu quả hơn.

Văn bản cũng như tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của công việc cũng như trình tự giải quyết công việc.

Văn bản hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều với nhau.

Nhiều ngừoi khi đi mua kệ thường đăn đo có nên mua mẫu kệ này không, nó giúp ích được gì, Ngọc tín sẽ giải đáp và cho bạn thấy được ưu điểm của kệ trong bài kệ hồ sơ có thực sự mang lại hiểu quả.

2. Phân loại tài liệu lưu trữ dài hạn và thường dùng

Phân loại tài liệu lưu trữ là cách sắp xếp hồ sơ văn phòng căn cứ vào những đặc trưng, khác biệt của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị để chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả.

2.1.Mục đích

Nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:

Phân loại để tổ chức khoa học tài liệu theo Phông lưu trữ,  tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành nhiều khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu rõ ràng.

Phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ cách sắp xếp hồ sơ khoa học tài liệu, các cán bộ lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, khối hoặc nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người tìm sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin 

2.2. Yêu cầu

Cần đạt được hai yêu cầu cơ bản này trong cách sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ đó là: tính khoa học và tính triệt để. 

Tính khoa học ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ tra tìm và bảo quản, còn phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu, đồng thời làm nổi bật được các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn hoặc cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông.

Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ phải xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong các phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ để đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu đã được phân loại theo phương án đã chọn.

2.3. Nguyên tắc

Phân loại tài liệu có những nguyên tắc nhất định, điều này thể hỗ trợ rất nhiều cho những ai đang tìm cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán hay nhân sự,..

Phân loại tài liệu cần đảm bảo thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu cũng như công tác xác định giá trị tài liệu. Việc phân loại tài liệu phải hỗ trợ cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần phải được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cần loại bỏ các tư liệu hết hạn gây lãng phí về thời gian, công sức.

Ngoài ra. còn nhiều cách phân loại khoa học khác:

2.4 Phân loại theo thời gian

Cách sắp xếp hồ sơ công việc dựa theo thứ tự thời gian của công việc chia ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để tìm kiếm được dễ dàng.

2.5 Sắp xếp theo mẫu tự

Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự chữ cái (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời hay thống kê. 

2.6 Sắp xếp theo tính chất

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ công việc.

3. Xác định thời hạn bảo quản

Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu được tính đến khi công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản đối với mỗi loại hồ sơ được xác định trên cơ sở hạn thực hiện của hồ sơ

Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:

Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ hay tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn được quy định. 

Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ tài liệu thuộc được bảo quản có thời hạn tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê và xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét tiếp tục giữ lại bảo quản hay tiêu hủy. 

4.Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Để các cách sắp xếp hồ sơ nhân sự, kế toán , hay các hồ sơ khác trở nên rõ ràng và dễ tìm thi tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành các danh mục tài liệu hết giá trị.

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được chủ quản xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

Những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản sau khi đã phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết hạn về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình lên người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ.

5. Loại kệ hồ sơ phổ biến

Hiện nay thì trên thị trường có rất nhiều loại kệ sắt khác nhau để hỗ trợ sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, vì lý do thị trường ngày càng phát triển nên rất cần có những vật dụng đa năng và bền bỉ với thời gian. Vậy nên sản phẩm kệ sắt v lỗ đa năng đã ra đời. Với thiết kế làm bằng những thanh v đục lỗ và sơn tĩnh điện, và được liên kết với nhau bằng vít. Ngoài ra thì mâm tôn dày được dùng để chứa hàng có khả năng chịu lực, chịu tải cao.

Bên cạnh đó, Ngọc Tín cũng mang đến nhiều mẫu kệ hồ sơ văn phòng đủ kích thước cho người dùng dễ dàng sử dụng. Hãy đến với một số sản phẩm kệ để hồ sơ đặc trưung của Ngọc Tín

Về kiểu dáng thì có rất nhiều kiểu dáng và màu sắc nên luôn phù hợp với nhiều không gian trưng bày khác nhau. Đặc biệt là chúng còn có thể thay đổi kích thước cũng như kiểu dáng để sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng. Đồng thời chúng cũng không chiếm nhiều diện tích lưu trữ.

Loại kệ này được xem như là một giải pháp hàng đầu trong việc lưu trữ các loại hồ sơ văn phòng nên việc tân trang cho mình những mẫu kệ này sẽ giúp cho bạn rất nhiều trong việc lưu trữ hàng hóa.

6. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, tủ

Để sắp xếp hồ sơ hiệu quả thì sau khi thực hiện hết các bước trên, tài liệu sẽ xếp cho lên giá, hoặc cất vào tủ có khóa tuỳ vào độ tối mặt của tài liệu 

Tài liệu được phân loại theo thời hạn bảo quản , theo từng loại phông lưu trữ sẽ được xếp theo những dãy giá hoặc những khu vực riêng.

Ở từng khu vực, tài liệu lại được đặt theo thứ tự về thời gian và chữ cái

Các hộp tài liệu được sắp xếp lên giá, tủ theo thứ tự hộp, xếp từ tầng cao nhất của giá, tủ sau đó xuống dần. Khi xếp sang giá bên cạnh nên xếp theo theo đúng cách xếp giá, tủ trước đó.

>>> Để có thể hiểu rõ hơn về loại kệ này và có quyết định đúng nhất khi lựa chọn mua hàng hãy tham khảo thêm tại bài viết về kệ đựng hồ sơ văn phòng

Với những chia sẻ về cách sắp xếp hồ sơ hy vọng có thể giúp cho văn phòng của bạn được nắm rõ được cách sắp xếp giấy tờ văn phòng ngăn nắp nhất. Một điều cần lưu ý là khi lựa chọn kệ hồ sơ cho văn phòng cần phải chú trọng đến tải trọng và kích thước kệ để lựa chọn được sản phẩm phù hợp. Kệ hồ sơ Ngọc Tín với chất lượng cao cấp, tải trọng chịu lực ổn định và không hề ngần ngại vấn đề thời gian sẽ giúp cho bạn lưu trữ hồ sơ một cách chuyên nghiệp và gọn gàng nhất. Xem thêm +15 mẫu kệ hồ sơ hay những mẫu kệ khác trong bộ kệ sắt để hàng đang có tại website của Ngọc Tín hoặc đến cửa hàng để có thể trải nghiệm chi tiết chất lượng sản phẩm cũng như để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tư vấn tận tình.

>>> Tin tức liên quan:

Hướng dẫn cách làm kệ sắt V lỗ

Cách bảo quản kệ sắt lâu bền nhất

Kệ sắt lắp ghép được dùng nhiều hiện nay